6 consejos para elegir el mejor software administrativo

Dotar a tu negocio de un software de sistema administrativo empresarial es la mejor decisión que has podido tomar. 

Ahora te toca dar el paso más importante: seleccionar un sistema que te permita gestionar tus procesos, simplificando las tareas y minimizando el tiempo que tarda tu personal en culminarlas. 

Esto es lo que debes tomar en cuenta para hacerlo con éxito.

Piensa la incorporación de la herramienta como un proyecto de mejora

Integrar un software administrativo a tu negocio no debe ser algo de un día para el otro. Es una decisión importante que necesita ser bien estudiada para evitar que a corto plazo resulte que finalmente no encajó.

Realiza una planeación con fechas y actividades para alcanzar objetivos desde este momento, hasta que tengas el sistema en operación. Considéralo desde ya, un proyecto interno de peso y calendariza por lo menos cuándo vas a realizar lo siguiente:

• Hacer la búsqueda de opciones a examinar.
• Tener contacto con los aspirantes que te hayan agradado.
• Conocer los sistemas a través de demos.
• Analizar las alternativas.
• Decidir.
• Cuándo será la instalación / implementación.
• Cuáles días ocuparás para la capacitación en la herramienta para los colaboradores que serán usuarios.  
• Inicio de la operación con el sistema nuevo.

Solo si tienes un orden en los pasos a seguir, podrás afrontar el reto y conseguir el sistema más eficiente, adecuado y con el precio justo para tu organización a buen tiempo.

Analiza tu empresa y destaca puntos clave

Lo que no importa para nada es el giro de negocio que tengas. Así seas un minisuper o una agencia de bienes raíces, toda compañía debe contar con tecnología que actúe a su favor para simplificar las actividades y proveer tiempo libre para hacer otras cosas importantes.

Algo que sí debes tomar en cuenta es que no todas son iguales y deberás pensar cómo es la tuya para tener claro qué buscar. Revisa estos puntos y tenlos bien presentes:  

• El tamaño que tiene ahora tu negocio y la expectativa a futuro sobre su crecimiento. Esto es importante para que elijas el sistema que resuelva todas o la mayoría de las necesidades de tu operación sin ser muy costoso y siga operando adecuadamente conforme creces.  
• Ten claro cuáles son los procesos que se realizan en cada área y los que presentan más “achaques” por sanar.
• Priorízalos para hacer preguntas específicas al proveedor sobre cómo su tecnología puede resolver las dificultades de mayor a menor nivel de importancia.

Busca un proveedor de calidad con servicio completo

Vale la pena voltear a ver las opciones que te ofrecen además del software, actualizaciones y soporte técnico necesarios para que estés tranquilo de tener un sistema vanguardista con personal especializado a quién acudir para resolver problemas que llegaran a surgir.

Un sistema que se mantiene actualizado es el más adecuado, porque te asegura que ningún requerimiento de las autoridades se pasará por alto y que está al día en temas fiscales, por ejemplo.

Valida la organización y coherencia en su funcionalidad

Como hablamos de un producto tecnológico, tú pensarías: ¿qué tanto debo verificar que tenga una coherencia en su funcionalidad si se supone que ya lo han checado sus fabricantes? Y te diremos que no, no importa.

Puede ser fruto de la tecnología y avanzados códigos de programación, pero si cuando lo conoces te quedan muchas dudas sobre los ciclos de los procesos a nivel funcional porque ves hoyos de información y pasos inconclusos, comienza a dudar si es una buena opción contratarlo.

Ten claros los detalles de su instalación o implementación
Muchos proveedores optan por darte el paquete de instalación, el acceso, mandarte tutoriales para que “aprendas” a manejar el sistema y ya. Sin embargo, la incorporación de una herramienta así debe contar con un acompañamiento del fabricante o de quien lo distribuye.

Precisamente porque no estás adquiriendo dulces, considera a quien se toma en serio su papel como participante activo en el desarrollo de tu empresa.

Cotiza, analiza montos y ventajas de los sistemas

Es posible que este consejo esté de más, pero considera que si no habías hecho un proyecto similar a este, omitir el paso o restarle importancia puede salir muy caro tanto para tu bolsillo, como para el funcionamiento de tu negocio.

Así que más vale que le dediques tiempo a estudiar a los finalistas y tengas por lo menos tres para escoger. Recuerda que no por ser muy costoso, es el producto más recomendable y no por ser barato, será menos caro a largo plazo.  

La herramienta ideal está allá afuera, solo está esperando que la descubras. Consíguelo sin sufrir tanto en el proceso con estos consejos.