Herramientas colaborativas: la clave para un trabajo exitoso

Seguramente hayas escuchado que la clave del éxito no radica en el mérito individual, sino que depende de conquistar un método de trabajo colaborativo en un grupo de trabajo. Y vaya que es cierto, porque dividir las tareas que puede tener un equipo de trabajo, multiplica los resultados de manera exponencial.

A la hora de trabajar en un equipo de trabajo debemos tener en cuenta varias cosas. Por ejemplo, debemos comunicarnos con el conjunto de los miembros que forman parte del equipo de trabajo para asegurar la fluidez, vamos a tener que compartir y almacenar información para poder desarrollar las tareas que hayan y vamos a tener que planificar el trabajo en función del tiempo y gestionar el desarrollo y evolución de las tareas a través de un calendario.

Por eso, para poder garantizar los mejores equipos de trabajo no es suficiente solo con constituir una dinámica grupal. Si los canales de comunicación y los mecanismos de gestión y planificación no están actualizados, se puede entorpecer el desarrollo de cualquier proyecto. Y en esta instancia es cuando tener al alcance las herramientas necesarias para potenciar la productividad, hace una gran diferencia. Por estas razones deben entrar en juego las herramientas colaborativas.

Pero ¿a qué se refiere cuando se habla de herramientas colaborativas? Las herramientas colaborativas son aquellos sistemas que posibilitan el acceso a determinados servicios que contribuyen a hacer más fácil la comunicación de los usuarios para que se puedan vincular y trabajar de manera conjunta, sin necesidad de encontrarse en el mismo espacio físico.

Van a permitir compartir la información en formatos muy variados, como puede ser el audio, texto, vídeo y otros.  En algunos casos, posibilitan la producción conjunta de nuevos materiales como un producto de la colaboración de muchas de estas herramientas. Pero también proveen a quienes las usan, funcionalidades específicas que hacen más fáciles las labores diarias como las búsquedas mediante filtros, la creación y publicación de información y los accesos privilegiados.

Para hacer una idea de algunas herramientas colaborativas clásicas, es posible nombrar a las wikis, los chad, los videos, las bibliotecas y gran parte de los productos que ofrecen las plataformas, que incorporan estas características colaborativas a canales de comunicación como el correo, las redes sociales y otros espacios de trabajos compartidos.

Hoy te contaremos sobre algunas herramientas colaborativas interesantes para probar. Y en este sitio podrás encontrar algunas de las que aquí nombramos y otras que te serán de gran utilidad.

Las Wiki como herramienta colaborativa para los ámbitos educativos

Las wikis son una excelente manera de generar conocimiento colaborativo que pueden ser aprovechadas. Pero… ¿de qué tratan? Si leemos la palabra Wiki, seguramente lo primero que se nos viene a la cabeza es la Wikipedia. Pero no nos confundamos, no todas las wikis son enciclopedias como nuestra querida enciclopedia libre.

Las wikis consisten en un sitio conformado por páginas que pueden ser editadas por muchas personas directamente desde el navegador que están usando sin tener que conocer ningún lenguaje web específico. Y esto supone una gran ventaja, ya que cada página puede nutrirse del conocimiento de cada uno de sus miembros, sin importar la escala de esa contribución.

Las ventajas de una wiki son:

• Permite que puedan escribirse las páginas de manera colectiva.
• Posibilita crear una página en una wiki como editar cualquier página.
• No requiere que haya una revisión para se acepten los cambios que se realicen.
• Pueden estar abiertas al público.
• Cada vez que se edita algo, se puede identificar quién realizó ese cambio y en qué momento.
• En el caso de que algún usuario suba algo que no sea correcto a la wiki, existe la opción de deshacer los contenidos modificados, pudiendo volver al estado anterior.

A diferencia de otras herramientas colaborativas sencillas, como pueden ser los blogs, las wikis tienen como cualidad esencial que los usuarios pueden participar activamente en la creación, ampliación y edición de las páginas de la Wiki.

Un brainstorming digital y colaborativo con pizarras colaborativas remotas y online

¿Alguna vez necesitaste exponer una tormenta de ideas pero no encontrabas la manera de hacerlo de manera sencilla? Las pizarras colaborativas intentan hacer más fácil esta primera idea de bocetar las ideas, y permiten que varios usuarios puedan ir incorporando sus ideas, o ir relacionando todas las que se explayen.

El concepto es sencillo: se abre un canvas que puede ser infinito y se comienza a intervenir sobre él con las distintas opciones de texto e imagen que brinda cada plataforma.

Los canvas resultantes sirven para organizar los flujos de trabajo, y ayudan a pensar mejor cómo gestionar los recursos de un equipo de trabajo.  Miró, una de las plataformas que se dedica a las pizarras colaborativas, se centra en pensar infinitas herramientas de colaboración para sus pizarras.

Google Workspace y Microsoft 365: líderes en herramientas de trabajo colaborativo

Cuando no estamos aprendiendo, necesitaremos de las herramientas colaborativas para simplificar las tareas laborales que requieren del trabajo en equipo. Y esto implica que tengamos programas donde podamos procesar texto, realizar ecuaciones, procesar datos, armar presentaciones, y tantas cosas más.

Para esto, tanto Google como Microsoft ofrecen desde hojas de cálculo hasta nubes para subir el trabajo de todo el equipo. Y mucho más también. Pero además, todos estos programas y apps permiten la edición por parte de varios usuarios, lo que los convierte en potentes herramientas de trabajo colaborativo.

No importa quién cree un nuevo archivo, o a nombre de quién está la nube, todos los usuarios que estén permitidos para la edición podrán echarle mano. Y siempre estarán las versiones anteriores de cada archivo, lo cual es muy útil si se quiere comprobar cómo ha avanzado un trabajo o volver hacia atrás de ser necesario.

Tanto Google como Microsoft tienen versiones gratuitas y versiones pagas de este servicio de herramientas colaborativas. Y no está de más decir que, además de tener total compatibilidad con cualquier sistema operativo (sea Windows, MacOS, Android o iOS), son muy seguras y ofrecen planes distintos según sea el tamaño de la organización a la que se le quiere suplir de estas herramientas.